7 strategie per un migliore processo decisionale di gruppo
Quando hai un problema aziendale difficile da risolvere, è probabile che lo si affronti in un gruppo. Dopotutto, più menti sono meglio di una, giusto? Non necessariamente. Un pool di conoscenze più ampio non è affatto una garanzia di risultati migliori. A causa di un’eccessiva dipendenza dalla gerarchia, dell’istinto di prevenire il dissenso e del desiderio di preservare l’armonia, molti gruppi cadono nel tranello del pensiero di gruppo.
Opinioni di esperti sbagliate possono distorcere rapidamente una decisione di gruppo. I pregiudizi individuali possono facilmente diffondersi nel gruppo e portare a risultati ben al di fuori delle preferenze individuali. E la maggior parte di questi processi avvengono inconsciamente.
Ciò non significa che i gruppi non dovrebbero prendere decisioni insieme, ma è necessario creare il processo giusto per farlo. Sulla base della ricerca comportamentale e della scienza decisionale e di anni di esperienza applicativa, abbiamo identificato sette semplici strategie per un processo decisionale di gruppo più efficace:
Fai in modo che il gruppo sia piccolo quando devi prendere una decisione importante. È molto più probabile che i grandi gruppi prendano decisioni distorte. Ad esempio, la ricerca mostra che i gruppi con sette o più membri sono più suscettibili al bias di conferma. Più grande è il gruppo, maggiore è la tendenza dei suoi membri a ricercare e valutare le informazioni in modo coerente con le informazioni e le convinzioni preesistenti. Mantenendo il gruppo da tre a cinque persone, una dimensione verso la quale le persone gravitano naturalmente quando interagiscono, puoi ridurre questi effetti negativi beneficiando comunque di più prospettive.
Scegli un gruppo eterogeneo su uno omogeneo (la maggior parte delle volte). Vari studi hanno scoperto che i gruppi costituiti da individui con opinioni e credenze omogenee hanno una maggiore tendenza a prendere decisioni distorte. Le squadre che hanno punti di vista potenzialmente opposti possono contrastare più efficacemente i pregiudizi. Tuttavia, il contesto è importante. Quando si cerca di completare compiti complessi che richiedono abilità e prospettive diverse, come condurre ricerche e progettare processi, i gruppi eterogenei possono sostanzialmente superare quelli omogenei. Ma nelle attività ripetitive, che richiedono un pensiero convergente in ambienti strutturati, come l’adesione alle procedure di sicurezza in volo o in assistenza sanitaria, i gruppi omogenei spesso fanno meglio. In qualità di leader, devi prima capire la natura della decisione che stai chiedendo al gruppo di prendere prima di mettere insieme una squadra adatta.
Nomina un oppositore strategico (o anche due). Un modo per contrastare le tendenze indesiderabili del pensiero di gruppo nelle squadre è nominare un “avvocato del diavolo”. Questa persona ha il compito di agire come una controforza al consenso del gruppo. La ricerca mostra che autorizzare almeno una persona con il diritto di sfidare il processo decisionale del team può portare a miglioramenti significativi nella qualità delle decisioni e nei risultati. Per gruppi più grandi con sette o più membri, nomina almeno due avvocati del diavolo per assicurarti che un unico dissidente strategico non sia isolato dal resto del gruppo come un piantagrane dirompente.
Raccogli opinioni in modo indipendente. La conoscenza collettiva di un gruppo è un vantaggio solo se utilizzata correttamente. Per ottenere il massimo dalle diverse capacità del tuo team, ti consigliamo di raccogliere opinioni individualmente prima che le persone condividano i loro pensieri all’interno del gruppo più ampio. Ad esempio, puoi chiedere ai membri del team di registrare le loro idee in modo indipendente e anonimo in un documento condiviso. Quindi chiedere al gruppo di valutare le idee proposte, di nuovo in modo indipendente e anonimo, senza assegnare nessuno dei suggerimenti a particolari membri del team. Seguendo un processo così iterativo, i team possono contrastare i pregiudizi e resistere al pensiero di gruppo. Questo processo assicura anche che l’anzianità percepita, la presunta competenza o le agende nascoste non abbiano un ruolo in ciò che il gruppo decide di fare.
Fornisci uno spazio sicuro per parlare. Se vuoi che le persone condividano opinioni e si impegnino in un dissenso costruttivo, devono sentire di poter parlare senza timore di ritorsioni. Incoraggiare attivamente la riflessione e la discussione su opinioni, dubbi ed esperienze divergenti in modo rispettoso. Ci sono tre elementi di base necessari per creare uno spazio sicuro e sfruttare la diversità di un gruppo in modo più efficace. Innanzitutto, concentra il feedback sulla decisione o sulla strategia discussa, non sull’individuo. In secondo luogo, esprimere commenti come suggerimento, non come mandato. Terzo, esprimi un feedback in un modo che dimostri di entrare in empatia e apprezzare le persone che lavorano per il tuo obiettivo comune.
Non affidarti troppo agli esperti. Gli esperti possono aiutare i gruppi a prendere decisioni più informate. Tuttavia, la fiducia cieca nelle opinioni degli esperti può rendere un gruppo suscettibile di pregiudizi e distorcere il risultato. La ricerca dimostra che renderli parte del processo decisionale può influenzare il team ad adattare le proprie opinioni a quelle dell’esperto o formulare giudizi troppo sicuri di sé. Pertanto, invita gli esperti a fornire la loro opinione su un argomento chiaramente definito e posizionali come estranei informati in relazione al gruppo.
Condividete la responsabilità collettiva. Infine, l’esito di una decisione può essere influenzato da elementi semplici come la scelta del messaggero del gruppo. Spesso osserviamo un singolo individuo responsabile della selezione dei membri del gruppo idonei, dell’organizzazione dell’agenda e della comunicazione dei risultati. Quando questo è il caso, i pregiudizi individuali possono facilmente influenzare la decisione di un’intera squadra. La ricerca mostra che tali tendenze negative possono essere contrastate efficacemente se diversi ruoli vengono assegnati a diversi membri del gruppo, in base alla loro esperienza. Inoltre, tutti i membri dovrebbero sentirsi responsabili del processo decisionale del gruppo e del suo risultato finale. Un modo per farlo è chiedere al team di firmare una dichiarazione di responsabilità congiunta all’inizio, che porti a una distribuzione più equilibrata del potere e ad uno scambio di idee più aperto.
Ovviamente, seguire questi passaggi non garantisce un’ottima decisione. Tuttavia, migliore è la qualità del processo decisionale e dell’interazione tra i membri del gruppo, maggiori sono le possibilità di raggiungere un risultato positivo.
Traduzione dell’articolo di Torben Emmerling e Duncan Rooders per Harvard Business Review
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