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L’arte di fare riunioni (secondo AgenziaRes)

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“Uff… oggi ho una serie di riunioni ”. “Scusi non posso rispondere perché sono in riunione”.  “È tutta la giornata che vado da una riunione all’altra”. Molti di noi hanno pronunciato queste frasi o le hanno sentite pronunciare. La riunione è il grande protagonista delle giornate di lavoro di molti; o comunque è un momento organizzativo con il quale dobbiamo spesso fare i conti.

Ma la realtà è  che molto spesso le riunioni sono molto inefficienti se non addirittura inutili. Questo è il motivo principale che determina una generale disaffezione alle riunioni e che porta molti ad evitarle ogni volta che sia possibile. I motivi sono principalmente due: non sempre viene focalizzato bene l’obiettivo della riunione; quasi mai si provvede a prepararla bene. La maggior parte delle persone crede che la riunione sia sufficiente a sé stessa; cioè che sia sufficiente far incontrare delle persone intorno a un tema, che sicuramente un risultato ci sarà. Quindi non fanno nulla per prepararla in qualche modo. Non siamo tra quelli. Crediamo che la riunione sia uno strumento molto delicato e da maneggiare con molta attenzione. Non solo perché se non lo facciamo, rischiamo di fare perdere del tempo in quella singola occasione, ma anche perché contribuiamo a inviare una serie di messaggi di inefficienza e di scarsa professionalità ai membri dell’organizzazione e a coloro che con essa si interfacciano.

Di seguito quindi le nostre 10 regole da rispettare per costruire una riunione efficace. Tutte regole che per essere applicate adeguatamente devono però preliminarmente rispondere ad una prima ed unica regola aurea: avere chiaro e condiviso quale sia l’obiettivo della riunione. Questione banale, ma che troppo spesso invece non viene soddisfatta adeguatamente.

Chiamare le persone giuste. Significa convocare le persone che in merito all’argomento e all’obiettivo hanno la giusta conoscenza, un ruolo appropriato e legittimità a partecipare al percorso decisionale. Dobbiamo evitare che qualcuno possa sentire di non avere tutte le necessarie informazioni oppure di non avere nulla a che fare con l’argomento della riunione; percepire quindi che sia tutta una perdita di tempo.Dobbiamo anche stare attenti a non invitare qualcuno che doveva necessariamente essere presente: in tal caso si rischia pensino di far perdere tempo agli altri, in quanto l’evento andrà ripetuto oppure le decisioni saranno prese altrove.

Definire tempi e gestire l’energia. Occorre che i tempi di riunione siano pre-definiti in maniera chiara e precisa (orario, durata e conclusione) in modo che ciascuno possa programmare adeguatamente il proprio tempo. Occorre poi che nel corso della riunione si ponga grande attenzione all’energia dei partecipanti. È in generale da evitare la riunione fiume e preferibile fare riunioni più frequenti, puntuali e molto brevi. Ma in caso contrario è importante prevedere pause e momenti di “ristoro”.

Dare ordine del giorno e informazioni. È indispensabile che l’agenda della riunione (l’ordine del giorno) sia definita con precisione e che tutti i partecipanti ne siano informati. È inoltre importante che tutti siano allineati rispetto alle informazioni preliminari relative all’argomento della discussione. Occorre valutare l’opportunità di produrre una qualche sintesi preventiva che consenta una partecipazione effettivamente informata senza perdere troppo tempo ad inizio riunione per aggiornare i presenti.

Curare il luogo dell’incontro. Tutti abbiamo esperienza di come il luogo nel quale siamo, faccia la differenza rispetto alla nostra efficienza e disponibilità. Eppure ci prendiamo raramente cura del luogo nel quale viene svolta una riunione. Può anche essere utile fare delle riunioni in piedi e all’aperto, se quello che vogliamo è uno scambio molto rapido e decisionale, oppure una stanza calda e molto confortevole se abbiamo bisogno di una lunga discussione con scambi che prevediamo anche accesi. Non esiste quindi la giusta location in assoluto, ma quella più adatta a svolgere quella specifica riunione: si tratta di individuarla e predisporla adeguatamente.

Evitare distrazioni. Quanto siamo infastiditi dai colleghi che costantemente interrompono il flusso della discussione con i loro telefonini e la impellente necessità di dare una risposta. Sicuri di non essere noi stessi quelli che chiediamo scusa ma attendiamo una chiamata fondamentale e siamo sempre lì a controllare il nostro smartphone? Si tratta di una pessima abitudine ed anche molto irrazionale: nessuno di noi dirige una centrale atomica o un pronto soccorso per cui la nostra presenza e la nostra opinione siano richieste con urgenza inderogabile. In realtà possiamo quasi sempre evitare di rispondere alla chiamata (ed ancora più alla messaggistica) e mantenere la nostra attenzione sulla riunione. Chiedere quindi di spegnere i cellulari e addirittura di lasciarli in un contenitore unico sarebbe un’ottima modalità per consentire una presenza attenta e concentrata da parte di tutti i partecipanti. E crediamo, anche un grande allenamento sul tema della gestione del tempo.

Gestire interventi in maniera efficiente. La discussione deve essere gestita per essere davvero efficace. Deve esistere un moderatore il quale ha diversi compiti: permettere solo interventi sintetici e rapidi; permettere interventi che stanno sul punto in discussione e non deviano fuori tema; evitare monologhi o interventi troppo ripetuti da parte della stessa persona; ricercare l’espressione di tutti i presenti; alimentare pensiero divergente e non mostrarsi alla ricerca di consenso su decisioni già assunte; offrire sintesi e rilanciare la discussione quando langue; evidenziare gli elementi innovativi e i contributi che modificano il focus. Si tratta di tutte attenzioni di grande importanza se si vuole realizzare una riunione davvero efficace. Questo suppone anche la possibilità di utilizzare delle “strumentazioni” apposite per favorire la discussione e per registrare i differenti contributi di tutti i partecipanti. In questo senso la riunione è un qualcosa che deve essere attentamente preparato (occorre smentire come davvero perniciosa la pratica dell’improvvisare riunioni con l’idea che per farne sia sufficiente convocare persone) e che richiede anche, un’apposita formazione, per consentire di svolgere adeguatamente il ruolo di moderatore.

Sintetizzare azioni/decisioni (identificare i risultati), responsabilità e tempi. Occorre che via via che il discorso si dipana e cominciano ad emergere orientamenti e decisioni, in relazione agli obiettivi della riunione, questi vengano evidenziati. È indispensabile che i risultati della riunione siano individuati e posti all’attenzione dei partecipanti, per essere così sicuri che siano chiaramente compresi e ne sia condivisa la determinazione. Quanto spesso succede che usciamo da una riunione senza aver capito bene cosa si sia deciso? Identificare bene i risultati significa quindi definire bene la decisione presa, le modalità conseguenti, le relative responsabilità e le scadenze.

Fare un verbale. È indispensabile che ci sia un verbale della riunione e che questo sia inviato a tutti i partecipanti. Le decisioni assunte devono essere registrate. L’invio del verbale permette anzitutto a ciascuno di mantenere traccia di quanto deciso. Inoltre permette di essere sicuri che la decisione registrata sia quella corretta e inappellabile, dal momento in cui nessuno obbietti al verbale che è stato condiviso. Elemento questo fondamentale per richiamare tutti alle responsabilità che sono state identificate.

Aggiornare il gruppo in merito alle decisioni prese. La riunione chiede anche una sua manutenzione. Occorre che il gruppo rimanga aggiornato – nel periodo seguente – sullo stato di avanzamento di quanto è stato deliberato e che si faccia un rapido resoconto sull’esito delle azioni decise nel corso della riunione. Il moderatore (o altra persona cui sia stato assegnato tale ruolo) deve assumersi il compito di aggiornare il gruppo in relazione a sviluppi ed esiti.

Ampliare le capacità di gestire la riunione. Questa è una attenzione che può sembrare eccessivamente sofisticata, ma che in realtà aumenta di molto l’efficacia delle riunioni. Consiste nel migliorare le competenze del gruppo rispetto alla gestione delle riunioni; consiste nel condividere quanto descritto in questo post. Soprattutto consiste nell’alternare la guida delle riunioni, consentendo di condividere tale responsabilità e diffonderla all’interno del team. Una misura di grande efficacia per rendere tutti partecipi della riunione con un differente livello di attenzione e consapevolezza.

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