Lavoro che cambia

Informazioni ad alta velocità

informazioni velocità
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Lo scambio di informazioni è da sempre un fattore determinante per l’efficienza del lavoro. Se ci fate caso è anche il fattore su cui si è basato il successo delle industrie di questo millennio e, più in generale, del progresso degli ultimi decenni. La velocità e la facilità con cui le informazioni circolano all’interno di un’organizzazione determinano la sua efficienza e, al tempo stesso, ne definiscono il suo modo di rappresentarsi anche all’esterno.

Il modo di comunicare interno non può essere così diverso dal modo di comunicare con l’esterno; i tempi dei comunicati stampa ufficiali sono finiti. La velocità con cui circolano le informazioni è così elevata che a volte si arriva al paradosso di conoscere qualcosa che ci riguarda dall’esterno. Oggi a rappresentare le organizzazioni all’esterno sono sempre di più i componenti della stessa organizzazione, al di là del ruolo che ricoprono, grazie ai social network. La conseguenza più immediata è che oggi le organizzazioni, aziende o meno che siano, devono imparare a gestire lo scambio di informazioni, la comunicazione tra i propri membri e tra questi e l’esterno.

Dal mio punto di vista consiglio di dotarsi di tre tipologie di strumenti per scambiare informazioni: un social network, un sistema di messaggistica e quello che in informatica si chiama repository: in pratica, usando una metafora, una specie di stanza ad uso magazzino ma nella quale ogni tanto però ci si ferma fare qualche lavoretto.

Social network. Al contrario di quanto si possa pensare in maniera istintiva, la diffusione di un social network all’interno di un’organizzazione può essere utile per creare senso di appartenenza, identificazione, condivisione. Chiaramente il suo utilizzo sarebbe bene che fosse regolato da opportune politiche di policy (non troppo restrittive, l’obiettivo non è il controllo ma la trasparenza e la correttezza). Si può scegliere uno già esistente (Facebook, Linkedin) utilizzandone particolari specificità (come i gruppi), oppure crearne uno ad hoc per la propria organizzazione (con uno strumento facile come BuddyPress)

Messaggistica. I gruppi di WhatsApp sono il male di questi tempi, siete d’accordo? Bene. Lasciamoli alla vita privata e alla dose che ciascuno vorrà somministrarsi. La possibilità di velocizzare le comunicazioni ma al tempo stesso di avere un punto di riferimento per scambiare opinioni, idee e avere un parere rimane però strategicamente importante. Da qualche tempo si sta diffondendo una applicazione che è a metà strada tra la chat e una piattaforma di condivisione. Si chiama Slack e permette di gestire team di lavoro, soprattutto se i componenti sono fisicamente lontani tra loro. Uno dei vantaggi maggiori è quello di liberare le caselle di posta elettronica da decine di messaggi di scambio con informazioni del tipo “ricevuto”, “ok”, “grazie” e via discorrendo generate dai molteplici “rispondi a tutti”.

Repository. Oltre alle comunicazioni in maniera snella, penso sia molto utile riuscire a gestire una serie di documenti in maniera condivisa, magari con la possibilità di intervenire in modalità remota a più mani. Come ho scritto sopra una specie di magazzino nel quale ogni tanto ci si ferma a lavorare. A svolgere questa funzione ci sono due strumenti efficaci. Il primo è Trello, che si definisce, appunto, una piattaforma di project management: qui è possible dividere i documenti per progetti, assegnare compiti e risorse, condividere il lavoro svolto e altro ancora. Il secondo, più consistente e un po’ meno immediato è invece Evernote: come recita lo slogan “permette di catturare, arricchire e condividere le tue idee su qualunque dispositivo”; aggiungo che si possono poi condividere con altri e tornare a lavorarci anche in modalità wiki.

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