Laboratorio di apprendimento

La riunione. Come prepararla bene

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La questione è che, quando ragioniamo di riunioni, in realtà un po’ tutti sappiamo quali siano le cose giuste da fare per renderle efficaci, ma semplicemente ci scordiamo di farle. Tutti abbiamo avuto esperienza di quelle interminabili riunioni in cui si discuteva in maniera inconcludente di argomenti che spesso nulla avevano a che fare con il motivo della riunione e in cui non si giungeva ad alcuna conclusione utile: eppure quando tocca a noi gentirne una, dimentichiamo tutto ciò e il risultato è sempre quello. Ci chiediamo il perché e la risposta è sempre: “so come si fa, ma non ho mai tempo di preparare bene la riunione, essendo sommerso da emergenze che non mi lasciano respiro”.

Il punto però è proprio questo. Finché non ci fermiamo e poniamo la giusta attenzione a delle riunioni che ci permettano di organizzare i giusti processi, individuare le relative responsabilità, assegnare le opportune deleghe, verificare i risultati che stiamo cercando, non ci sarà nessun modo di superare lo stato di perenne emergenza che contraddistingue il nostro modo di lavorare. La riunione è il più importante investimento possibile contro il sistema del lavoro per urgenze: anzi lo è una riunione ben organizzata. Quella a schema libero – che di solito attuiamo – invece le aumenta in quanto ci toglie dell’ulteriore tempo inutilmente sprecato.

Proviamo dunque a individuare qualche regola del gioco per costruire riunioni davvero efficaci:

  1. Le riunioni devono avere una loro necessità. Si intende che devo pormi la domanda se effettivamente fare una riunione sia il modo più giusto per affrontare gli obiettivi posti. A volte – spesso – capita che si faccia una riunione laddove si poteva rapidamente risolvere tutto con un paio di e-mail ben scritte. Oppure che si voglia comunicare qualcosa che già tutti conoscono. Oppure che si voglia affrontare una decisione che però va ancora preparata; c’è ancora della strada da compiere prima. Quanto spesso ci succede? E quanto è frustrante iniziare una riunione di cui abbiamo subito una percezione di inutilità o di intempestività?
  2. Sono tutti preparati a parteciparvi. La preparazione, appunto, quella di cui parlava il titolo. E significa tante cose. Lo scopo della riunione è chiaro a tutti? È condiviso? Abbiamo inviato un’agenda dell’incontro? Gli argomenti in discussione sono chiari per tutti? E sono anche ben conosciuti? Abbiamo fatto avere del materiale di aggiornamento che consenta a tutti di essere allineati in relazione alle questioni in discussione? Chi conduce la riunione si è ben preparato? Conosce in maniera davvero approfondita ciascun argomento o si è preoccupato che almeno uno dei partecipanti abbia tale conoscenza da offrire al gruppo? Abbiamo ben scelto il gruppo dei partecipanti? Manca qualche figura essenziale o ci sono persone coinvolte in maniera inutile?
  3. I tempi di lavoro. Sui tempi occorre essere rigorosi. Orrenda ma diffusa l’abitudine di decidere un orario di inizio riunione ma non di fine. Pessima l’abitudine del ritardo sull’inizio. Invece sarebbe bene che tutti potessero programmare quanto tempo richiede la riunione e che questa abbia anche previsto la tempistica di ciascuno dei punti da affrontare. Chiaramente con la possibilità di rivedere in corso tale scansione, ma solamente questa, mai il tempo di chiusura. Altrimenti passa un messaggio organizzativo sbagliato che alimenta frustrazione e senso di perdita di tempo. Il tempo chiaramente chiuso abitua anche le persone a regolamentarsi in maniera più precisa e anche “democratica”.
  4. Il setting. Fare una riunione in un posto adatto è un valore importante e a volte decisivo. Varia molta a seconda della tipologia di riunione. Ma rimane che occorre valutare quanto il posto sia accogliente, quanto permetta di ascoltarsi adeguatamente, quanto favorisca l’interazione tra i partecipanti, quanto sia raggiungibile. Non dobbiamo pensare che qualunque posto vada bene e non influisca in quello che decidiamo. Scegliamo quindi una location (ed attrezziamola) in maniera coerente con la nostra idea di riunione e con i nostri obiettivi.
  5. La conduzione. Sì, perché una riunione va condotta, con attenzione e abilità. Una verità banale, ma quante volte succede che dopo averla convocata, nessuno si prende la briga di condurre effettivamente una riunione? Quindi questo “qualcuno” deve porsi l’onere di dettare i tempi, di fare da custode degli obiettivi della riunione e non permettere di “depistare”, deve raccogliere le differenti opinioni, deve favorire e stimolare l’espressione di tutti i presenti, deve valutare il clima, deve aiutare a gestire i conflitti: deve insomma prendersi la responsabilità dell’efficacia complessiva della riunione e della costruzione di un ambiente collaborativo.
  6. Ma abbiamo davvero l’idea che ci siano degli strumenti che ci permettono di gestire meglio alcuni passaggi? Li usiamo mai o siamo anche noi convinti che l’unico modo di fare riunione sia quello di mettersi seduti, dare un titolo e cominciare a parlare? Strumenti che supportano processi decisionali, strumenti per l’analisi strategica, strumenti per la raccolta di pensiero divergente, strumenti che immettono immaginazione nella discussione, strumenti di lavoro collaborativo e molti altri. Usiamoli.
  7. Decisioni coerenti. Quanta attenzione alla qualità delle decisioni finali? Riusciamo a tenere sotto controllo che esse siano effettivamente coerenti con quello che cercavamo? Che abbiano tutte le qualità che richiede una decisione? Cioè di essere coerenti con l’obiettivo, di essere effettivamente condivise, di essere “cantierabili”, di rispondere alle aspettative del contesto… Quanto spesso ci accade di uscire da una riunione con la sensazione di avere preso decisioni poco realizzabili o del tutto inadeguate rispetto all’idea con la quale avevamo cominciato quella riunione?
  8. Piano d’azione finale. Ovvio, davvero molto ovvio che si debba concludere la riunione con un piano d’azione chiaro in cui sono declinate azioni da realizzare, precise responsabilità e scadenze: ma troppo spesso questa cosa non succede. Troppo spesso la riunione si risolve in una generica chiacchierata che rimanda ad un secondo momento questi “dettagli”. Che invece dettagli non sono: sono il succo e il motivo per cui ci si è riuniti. E quindi un bel verbale che oltre che dare un sintetico resoconto di quanto detto, sia molto preciso rispetto al piano d’azione è assolutamente indispensabile. E deve essere tempestivo. Va inviato a tutti i partecipanti al massimo 48 ore dopo la riunione, in modo che tutti la abbiano ancora ben presente e possano offrire le loro osservazioni sul verbale.
  9. Dare seguito e rendicontare. Se abbiamo fatto un piano d’azione conseguente alla riunione, ci si aspetta che dal giorno dopo succedano cose. Quindi è fondamentale continuare a dare conto di queste azioni ai partecipanti alla riunione. Non si può lasciare tutti nel silenzio, perché si alimenta la sensazione di frustrazione e di inutilità. “Quella riunione ha deciso cose che non si sa che fine abbiano fatto”: ecco questo non deve mai succedere.

Recupero degli assenti. Succede che una riunione possa prevedere qualche assenza più o meno rilevante. Queste persone vanno recuperate e immerse nel processo attuativo e di conoscenza che la riunione ha generato. Possibilmente anche coinvolte nelle azioni conseguenti. Comunque informate. È fondamentale. Altrimenti comincio a costruire pezzi della mia organizzazione che viaggiano a velocità differenti.

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